Meny
Meny

Administratör till Enheten för kapacitetsutveckling, ref 95/21

Stockholm CAPDEV Sista ansökningsdag: 2021-06-16

Sida söker en administratör med hög känsla för service och som trivs med att arbeta såväl självständigt som i team i ett tidvis högt tempo med många kontakter i Sverige och internationellt

Sida är Sveriges biståndsmyndighet med ansvar för att genomföra svensk utvecklingspolitik. Vår vision är varje människas rätt och möjlighet till ett värdigt liv. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering med att stimulera hållbar utveckling och rädda liv. Med finansiella resurser, kunskap och ett stort förtroendekapital skapar vi på Sida förutsättningar för människor som lever i fattigdom och är mest sårbara, att forma sin tillvaro och framtid. Vi är långsiktiga i vårt engagemang, tydliga i våra värderingar och modiga i handling.

Sidas enhet för kapacitetsutveckling (CAPDEV) arbetar i partnerskap med aktörer från offentlig förvaltning, myndigheter, civila samhället och näringsliv med att stödja individer och organisationer att reformera och utveckla sin verksamhet. Vi arbetar inom områden där svenska erfarenheter och kompetenser kan bidra till hållbar institutionsutveckling. CAPDEV är en av fem enheter på avdelningen för Partnerskap och Innovation och har 19 medarbetare inom tre huvudsakliga verksamhetsområden:

  • Internationella kapacitetsutvecklingsprogram
  • Resursbasutveckling förbereder yngre akademiker för tjänst inom det bilaterala och multilaterala utvecklingssamarbetet och för en karriär inom internationellt utvecklingssamarbete.
  • Samordning av svenska myndigheter i utvecklingssamarbetet

Enhetsadministratör ingår i enhetens administrativa team tillsammans med verksamhetscontroller och programansvarig för ekonomi och administration. Genom specialisering och arbetsdelning bidrar det administrativa teamet till att stödja och kvalitetssäkra hela enhetens arbete. Vi arbetar i en öppen, samarbetsinriktad, prestigelös, ansvarstagande och respektfull kultur.

Mer information om enheten och avdelningen finns på www.sida.se under Organisation/Departments.

Arbetsuppgifter

I rollen som enhetsadministratör ingår att:

  • Organisera och administrera interna- och externa möten och konferenser, skriva protokoll, ansvara för utskick av enhetsgemensamma underlag samt hålla kontaktlistor uppdaterade
  • Systemförvaltning av den digitala plattformen ITP-portalen
  • Utveckla enhetens kommunikationsarbete gentemot interna och externa partners, inkl. effektivt användande av tekniska verktyg och plattformar.
  • Ansvara för personaladministrativa uppgifter, kvalitetssäkring av tidrapportering och administrativa rutiner samt introduktion av nya medarbetare
  • Ge stöd till medarbetarna på enheten vad gäller ärende- och dokumenthantering, GDPR, avrop samt kvalitetssäkring av enhetens gemensamma arkiv/ärenden
  • Ge administrativt stöd och kvalitetssäkring av programinsatser
  • Bidra till finansiell planering och uppföljning samt ansvara för distribution av enhetens fakturor samt i vissa fall kontering
  • Ge stöd i övrigt förekommande arbetsuppgifter på enheten
  • Bidra till utveckling av det egna arbetsområdet och till kunskaps- och informationsspridning, t ex genom att ingå i Sidas verksövergripande administrativa nätverk 

Kvalifikationskrav

Utbildning

  • Dokumenterad examen inom t ex administration och/eller ekonomi på lägst gymnasienivå

Språk

  • Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

Kompetens och arbetslivserfarenhet

  • Minst 2 års dokumenterad praktisk erfarenhet av självständigt administrativt arbete inkl. planering och uppföljning samt dokument- och ärendehanteringssystem
  • Minst 2 års dokumenterad praktisk erfarenhet av Microsoft Office
  • Hög digital mognad och erfarenhet av digitala kommunikationsverktyg
  • Mycket god förmåga att planera, prioritera, genomföra, följa upp och slutföra arbetsuppgifter
  • God serviceanda och ett flexibelt, problemlösande förhållningssätt

 

Meriter

  • Dokumenterad eftergymnasial examen inom för tjänsten relevant område
  • Erfarenhet av kommunikationsarbete, inkl webbpublicering
  • Erfarenhet av utvecklingssamarbete i Sverige och/eller utomlands
  • Erfarenhet av administrativt arbete på svensk myndighet, inklusive arbete med GDPR
  • Kunskaper i för Sida relevanta språk, tex spanska, franska, portugisiska, arabiska, kiswahili

Anställningsvillkor

Befattningen avser ett vikariat tills vidare, dock längst t o m 2021-12-31. Tillträde 2021-08-01

Information

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 95/21

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Karin Metell Cueva 08-698 45 66 eller Jan Olsson 698 40 01

Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.

Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Luis Larrea 08-698 50 00) och ST inom Sida (kontaktperson: Lisbeth Nylund, tfn 08-698 40 19).

Under våren 2022 flyttar Sidas huvudkontor till Rissne

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Sista ansökningsdag är den 16 juni 2021.

Sida strävar efter att spegla samhällets mångfald och välkomnar därför alla sökande.