Meny
Meny

Programadministratör till Enheten för humanitärt bistånd (tillsvidare), ref 103/21

Stockholm HUM Sista ansökningsdag: 2021-06-23

Vi erbjuder

Det humanitära biståndet syftar till att rädda liv och lindra nöd i eller i anslutning till konflikter, naturkatastrofer och motsvarande katastrofsituationer. Sida erbjuder en meningsfull, omväxlande och spännande tjänst som programadministratörer vid Sidas enhet för humanitärt bistånd. Enheten ansvarar för Sidas humanitära bistånd och består av omkring 35 medarbetare med huvuduppdrag att genomföra den av regeringen beslutade strategin för Sveriges humanitära bistånd genom Sida 2021–2025. Som programadministratör är du spindeln i nätet för enhetens ekonomiadministration och övriga administrativa processer och aspekter. Arbetet innebär nära samarbete med enhetens handläggare och chefer men också med andra enheter på Sida. Tjänsten kräver hög grad av noggrannhet, inte minst när det gäller betalningar och finansiell uppföljning. 

Din roll och dina arbetsuppgifter

Dina arbetsuppgifter kommer innefatta:

  • Löpande ekonomiadministration, granska rekvisitioner och hantera fakturor både gällande biståndsinsatser och förvaltningsanslaget (telefon, resor, planeringsdagar m m)
  • Bistå enhetsledningen vid finansiell uppföljning, både löpande och genom prognoser.
  • Bistå enhetsledningen med arbetsuppgifter rörande personaladministration
  • Stöd till handläggare i arbetet med Sidas ekonomi- och faktureringssystem (Planit, BISI, Proceedo)
  • Stöd till handläggare i samband med beslut om insats, inklusive att expediera och arkivera beslut
  • Registrering av insatser till ECHO och OCHA i enlighet med IATI-standard samt registrering av insatser till landlistan som löpande rapporteras till Utrikesdepartementet
  • Stöd till handläggare vid avrop från Sidas ramavtal
  • Föra protokoll vid möten
  • Bistå handläggare och chefer administrativt vid anordnande av seminarier, konferenser, planeringsdagar
  • Delta i Sidas nätverk för programadministratörer
  • Hantera inkomna mail från myndighetsbrevlådan, inklusive arkivering
  • Administrera enhetens samarbetsyta på Sidas intranät (Inside)
  • Ansvara för introduktion för nya medarbetare i administrativa rutiner
  • I övrigt förekommande arbetsuppgifter på enheten

Kvalifikationskrav

Utbildning

  • Minst gymnasieutbildning, inom t ex administration och/eller ekonomi.

Språk

  • Goda kunskaper i engelska och mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift

Erfarenhet

  • Minst 2 års dokumenterad erfarenhet av system för ekonomi, redovisning, elektronisk fakturahantering, dokument och dokumenthantering
  • Minst 2 års dokumenterad praktisk erfarenhet av självständigt ekonomiadministrativt arbete
  • Minst 2 års dokumenterad erfarenhet av Microsoft Office, särskilt Excel
  • Erfarenhet av att producera officiella dokument, t ex mötesprotokoll.

Förmågor

  • God förmåga att arbeta självständigt, ta ansvar, vara noggrann och visa gott omdöme. 
  • Serviceinriktad och genuint intresserad att bistå andra, att flexibelt kunna ställa om till förändrade förutsättningar, samt kunna bidra i många parallella processer samtidigt.

Personliga egenskaper

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och söker dig som har mycket god samarbetsförmåga, är drivande och resultatinriktad. Du behöver vara initiativtagande, ha hög kapacitet att arbeta självständighet, ha god kommunikativ förmåga samt flexibilitet för att hantera det oförutsägbara på ett lösningsorienterat sätt. Arbetet innebär tidvis hög arbetsbelastning och korta svarstider. I synnerhet söker vi medarbetare som värnar arbete i en grupp där vi strävar mot ett gemensamt mål. Konstruktivt samarbete och positiv laganda är av central betydelse på den humanitära enheten.

Utöver ovan ser vi även positivt på följande

  • Erfarenhet av administrativt arbete vid svensk myndighet
  • Kunskaper om och erfarenhet av Sidas insatshanteringsprocesser
  • Erfarenhet av webb-publicering
  • Erfarenhet av arbetet vid internationella organisationer och/eller utvecklingssamarbetet

Placering

Tjänsten är placerad på enheten HUM vid avdelningen HUMASIEN på Sidas huvudkontor på Valhallavägen 199 i Stockholm.

Anställningsvillkor

Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde 2021-09-01. Provanställning tillämpas.

Om Sida och enheten

Sida, Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete, är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Genom vårt arbete och tillsammans med andra bidrar vi till att genomföra Sveriges politik för global utveckling. Sida har över 700 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige samt på svenska utlandsmyndigheter i samarbetsländer.

Den humanitära enheten ansvarar för Sidas humanitära bistånd och består av omkring 30 medarbetare med huvuduppdrag att verka för behovsbaserad, snabb och effektiv humanitär respons i enlighet med de humanitära principerna; humanitet, opartiskhet, oberoende och neutralitet – som är tydligt förankrade i Sveriges humanitära politik och den av regeringen beslutade strategin för Sveriges humanitära bistånd genom Sida 2021-2025. Stödet förmedlas genom bidrag till FN, internationella Rödakorsrörelsen, svenska och utländska enskilda organisationer samt i begränsad omfattning genom direkt samarbete med svenska myndigheter. Totalt uppgår det humanitära biståndet som Sida hanterar till drygt fyra miljarder kronor 2021 som fördelas till ett 30-tal humanitära kriser.

Enheten har ett nära samarbete med ca 15 ambassader, ca 20 humanitära organisationer samt med Utrikesdepartementet.

Information

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 103/21.

Om du vill ha mer information om tjänsten, kontakta Elisabet Hedin 08-698 50 000 eller William Stannervik 08-698 50 000.

Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Luis Larrea 08-698 50 00) och ST inom Sida (kontaktperson: Lisbeth Nylund, tfn 08-698 40 19).

Under våren 2022 flyttar Sidas huvudkontor till Rissne

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Sista ansökningsdag är den 23 juni 2021

Sida strävar efter att spegla samhällets mångfald och välkomnar därför alla sökande.